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| Titolo: Fattura elettronica - Alcuni chiarimenti sull'indirizzo telematico |
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Data
: 14/01/2019 |
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| CODICE DESTINATARIO OPPURE LA PEC PER L’EMISSIONE DI FATTURE ELETTRONICHE
Sull’utilizzo del c.d. “Codice Destinatario”, dell’“Indirizzo Telematico” e dell’indirizzo PEC per l’emissione e la ricezione delle fatture elettroniche, si è generata una grande confusione, che proveremo, con il presente articolo, a chiarire.
Innanzitutto, occorre premettere che per l’emissione delle fatture elettroniche, oltre ai dati anagrafici, è sufficiente riportare un solo ulteriore dato alternativo al precedente.
Si può comunicare, infatti, uno dei seguenti dati:
- il proprio “Codice Destinatario” (0000000);
- un “Indirizzo Telematico”;
- l’indirizzo PEC.
Il “Codice Destinatario” è alternativo all’”Indirizzo telematico”; se si è già comunicato uno dei due non occorre, addirittura è sconsigliato, fornire il proprio indirizzo PEC al fornitore (cedente/prestatore).
In generale, per tutti i soggetti, siano esse persone fisiche oppure titolari di partita Iva il “Codice Destinatario” è stato assegnato in automatico dall’Agenzia delle Entrate e corrisponde a 7 zeri “0000000”.
Il “Codice Destinatario” può essere sostituito da un “Indirizzo Telematico” e tale sostituzione è eseguibile, esclusivamente, accedendo sul sito dell’Agenzia delle Entrate, nella propria area riservata, tramite Fisconline o Entratel.
COS’È E A CHI VIENE ATTRIBUITO IL C.D. “INDIRIZZO TELEMATICO”
Per ottenere un c.d. “Indirizzo Telematico” è necessario utilizzare l’infrastruttura SID (Sistema di Interscambio flussi Dati – diverso dal Servizio di Interscambio SdI), previa registrazione ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Entratel o Fisconline), a accreditare un proprio “nodo” (FTP) di interscambio oppure selezionare uno dei “nodi” già accreditati che offrono questo servizio di trasmissione.
E’ necessario, quindi:
- essere registrati ai servizi telematici dell’Agenzia delle Entrate (Entratel o Fisconline)
- accreditarsi al SID mediante apposita procedura di registrazione che permette di scegliere il canale di trasmissione da utilizzare (PEC o FTP)
- disporre di un proprio certificato rilasciato dall’Agenzia delle Entrate da utilizzare per la predisposizione dei flussi da trasmettere tramite l’infrastruttura e/o per l’elaborazione dei flussi predisposti dall’Agenzia
- munirsi del software SID dedicato allo specifico servizio.
Gli utenti accreditati al SID possono utilizzare due diverse modalità per la trasmissione dei flussi di dati:
- il canale FTP, attraverso un proprio nodo di interscambio o tramite uno dei nodi di interscambio preventivamente accreditati da gestori che offrono a terzi questa possibilità di transito
- il canale di Posta Elettronica Certificata (PEC) solo per file di dimensione non superiore a 20 MB.
Ciascun flusso dati scambiato con l’Agenzia deve prevedere un’apposita intestazione di trasmissione che identifica il servizio ricevente e l’eventuale collegamento tra i diversi pacchetti di trasporto. In caso di mancato rispetto di questi standard l’utente riceve un messaggio di scarto dei file trasmessi.
Gli utenti devono garantire che il canale utilizzato per la trasmissione dei dati (FTP o PEC) resti attivo per il tempo necessario a ricevere i relativi file di ricevuta e di esito trasmessi dall’Agenzia delle Entrate e veicolati tramite lo stesso canale; in generale viene richiesto il presidio del “nodo” 24 ore su 24. I file di ricevuta e di esito permettono all’utente di verificare l’accettazione dei dati trasmessi o le motivazioni di eventuali non conformità.
Ai soggetti titolari di Partita Iva, non viene mai attribuito un indirizzo telematico ma solo un codice destinatario che può essere formato da 7 zeri (0000000) oppure, in alternativa e a scelta del contribuente, qualora lo stesso si avvalga di soggetti terzi che si sono accreditati al SID (Sistema di Interscambio flussi Dati) per la trasmissione delle fatture elettroniche da lui generate, può riportare quale codice destinatario l’”Indirizzo Telematico” fornitogli dal soggetto trasmittente/ricevente (cioè quel soggetto terzo, accreditato al SID, che ha scelto per la trasmissione e ricezione delle proprie fatture).
Ad ogni numero di Partita Iva viene assegnato un unico “Codice Destinatario” formato da 7 zeri (0000000) che può essere sostituito dall’“Indirizzo Telematico”, mentre tutti i soggetti titolari di Partita Iva possono richiedere più caselle di Posta Elettronica Certificata, si rammenta che l’utilizzo della PEC ne comporta l’obbligo di conservazione, in quanto si tratta di un sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi.
Più indirizzi telematici possono essere assegnati esclusivamente ai soggetti accreditati al SID (Sistema di Interscambio flussi Dati – diverso dal Servizio di Interscambio SdI) che li utilizzerà al solo scopo di poterli assegnare, a propria scelta, ai soggetti titolari di Partita Iva.
Fatta questa premessa, quindi, è opportuno evidenziare che un soggetto titolare di Partita Iva si vedrà assegnato, a tale Partita Iva, sempre e solo un unico codice, sia esso destinatario oppure indirizzo telematico.
Occorre precisare che, in presenza di “Codice Destinatario” formato da 7 zeri (“0000000”), il soggetto che emette una fattura elettronica ha sempre l’obbligo di fornire una copia del documento in formato analogico, anche inviandola al cliente tramite mail ordinaria. Sul documento che viene rilasciato al cliente deve essere riportata la seguente descrizione: “La presente non costituisce fattura, la fattura originale è disponibile nella sua area riservata sul sito internet dell’Agenzia delle Entrate”.
Tabella riepilogativa della compilazione e generazione dei dati contenuti nel “QR-Code”
| Codice destinatario |
Indirizzo telematico |
e-mail PEC |
| Presente |
Non può essere inserito |
Non può essere inserita |
Viene sostituito
dall’Indirizzo Telematico |
Presente |
Non può essere inserita |
| Non può essere inserito |
Non può essere inserito |
Presente
|
A causa di una errata interpretazione della norma, quasi tutti i titolari di Partita Iva stanno sollecitando, nelle richieste avanzate nei confronti dei propri clienti, la comunicazione sia del “Codice Destinatario”, sia dell’”Indirizzo Telematico” e sia dell’indirizzo di Posta elettronica certificata (PEC), senza tenere conto che l’Agenzia delle Entrate è a conoscenza dei dati relativi al cliente in base a quanto riportato nella precedente tabella.
Al momento di trasmissione di una fattura elettronica lo SdI (Servizio di Interscambio) rilascia, al soggetto trasmittente, una ricevuta di avvenuta consegna che giustifica la corretta emissione della fattura. Solo in caso di scarto il soggetto emittente deve intervenire per regolarizzare la fattura elettronica, in precedenza emessa, correggendo gli errori evidenziati nella ricevuta di scarto rilasciata dallo SdI.
Qualora venga comunicato al proprio fornitore un “Codice Destinatario” formato da 7 zeri (0000000), il servizio di Interscambio (SdI) è in grado di indirizzare/trasmettere correttamente la fattura poiché esegue una verifica preliminare dei dati contenuti sul sito dell’Agenzia delle Entrate, area “Fatture e Corrispettivi”, controllando se sia presente un “Codice Destinatario” oppure un “Indirizzo Telematico” oppure una casella di Posta Elettronica Certificata (PEC).
Una fattura elettronica inviata direttamente sulla PEC del cessionario/committente non ha alcun valore se non viene inviata sulla PEC dal Servizio di Interscambio. La fattura elettronica, per avere valore fiscale, deve sempre ed innanzitutto transitare dallo SdI; solo la consegna da parte dello SdI al cessionario/committente ne attesta la sua validità ai fini fiscali (Iva e redditi).
PERCHÉ NON CONVIENE COMUNICARE LA PROPRIA CASELLA PEC AI FORNITORI.
La Posta Elettronica Certificata (PEC), secondo la definizione contenuta nell’art. 1, comma 1, lettera v-bis, del D. Lgs. 7 marzo 2005 n. 82 (Codice dell’Amministrazione Digitale - CAD), è un “sistema di comunicazione in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevute opponibili ai terzi”.
La PEC, introdotta nel nostro ordinamento con il DPR. 68/2005 “Regolamento per l’utilizzo della Posta Elettronica Certificata” e disciplinata all’interno del D. Lgs. 82/2005 (CAD), è, dunque, un sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici con valenza legale. Con questa modalità di invio il mittente ottiene dal proprio gestore di posta una ricevuta con precisa indicazione temporale, che costituisce prova legale dell’avvenuta spedizione del messaggio e degli eventuali documenti ad esso allegati.
I soggetti che intendono fruire del servizio di PEC devono avvalersi dei gestori inclusi nell’elenco pubblico tenuto dall’AGID ai sensi dell’art. 14 del DPR 68/2005.
INVIO E RICEZIONE DEI MESSAGGI
Il mittente dotato di casella PEC, previa autenticazione, predispone e invia il messaggio, sottoponendolo così al proprio gestore del servizio di PEC.
Tale gestore del mittente verifica la correttezza formale del messaggio e l’assenza di virus; in caso di esito positivo, restituisce al mittente la “ricevuta di accettazione” e genera automaticamente la “busta di trasporto” con il file “postacert.eml” che contiene il messaggio originale e il file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, data e ora dell’invio). La busta è firmata dal gestore tramite firma elettronica qualificata. Ciò permette al gestore del destinatario di verificare l’inalterabilità durante il trasporto. Se l’esito della verifica è sfavorevole, rilascia un “avviso di non accettazione” che riporta anche il motivo del rifiuto.
Il gestore del destinatario, una volta ricevuta la busta di trasporto ed effettuati i controlli sulla validità e assenza di virus, la accetta e consegna al gestore del mittente la “ricevuta di presa in carico”, che attesta il passaggio di consegna tra i due gestori e successivamente deposita il messaggio nella casella di posta del destinatario. Se la consegna va a buon fine, il gestore del destinatario invia a quello del mittente una “ricevuta di avvenuta consegna”.
Le ricevute di consegna possono essere di tre tipi, a seconda della scelta impostata dal mittente:
- completa (scelta consigliata): formata dal file “postacert.eml”, contenente il messaggio originale, completo di testo ed eventuali allegati, e del file “daticert.xml” che riproduce l’insieme di tutte le informazioni relative all’invio (mittente, gestore del mittente, destinatari, oggetto, data e ora dell’invio, codice identificativo del messaggio);
- breve (scelta non consigliata): formata dal file “daticert.xml” e da un estratto del messaggio originale;
- sintetica (scelta non consigliata): formata dal solo file “daticert.xml”.
Se il gestore del destinatario non riesce a consegnare il messaggio, ad esempio per la casella PEC destinataria satura o non più attiva, invia un “avviso di mancata consegna” che, ovviamente, il gestore del mittente inoltrerà a quest’ultimo.
Se il gestore del mittente non riceve nulla dal gestore del destinatario entro 12 ore dall’inoltro della busta di trasporto, ne informa il mittente; trascorse inutilmente 22 ore complessive - e comunque prima che siano trascorse 24 ore - comunica al mittente la notizia che il messaggio non è stato consegnato
La PEC è una tipologia particolare di posta elettronica che attribuisce al messaggio trasmesso il valore legale tradizionalmente riconosciuto alla raccomandata con avviso di ricevimento, essendo in grado di attestare l'invio e l'avvenuta consegna di un messaggio di posta elettronica e di fornire ricevuta opponibile ai terzi.
OBBLIGO DI CONSERVAZIONE DELLA PEC
L’obbligo di conservazione dei messaggi di posta elettronica certificata è da ricondurre agli articoli 2214 e 2220 del Codice Civile che rispettivamente prevedono l'obbligo, per l'imprenditore, di “.. conservare ordinatamente per ciascun affare gli originali delle lettere, dei telegrammi e delle fatture ricevute, nonché le copie delle lettere, dei telegrammi e delle fatture spedite” e dispongono la conservazione decennale per “.. le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.
Gli obblighi di conservazione delle PEC, in quanto documenti informatici, sono da ricercarsi anche all’art. 43 del CAD che al comma 1 prescrive in generale: ”i documenti degli archivi, le scritture contabili, la corrispondenza ed ogni atto, dato o documento di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, ove riprodotti su supporti informatici sono validi e rilevanti a tutti gli effetti di legge, se la riproduzione e la conservazione nel tempo sono effettuate in modo da garantire la conformità dei documenti agli originali stabilite ai sensi dell'articolo 71” (quelle attualmente vigenti sono contenute nel DPCM del 3 dicembre 2013). Nel successivo comma 3 dello stesso articolo si stabilisce, in particolare, che “i documenti informatici, di cui è prescritta la conservazione per legge o regolamento, possono essere archiviati per le esigenze correnti anche con modalità cartacee e sono conservati in modo permanente con modalità digitali, nel rispetto delle regole tecniche stabilite ai sensi dell'articolo 71”.
Si evidenzia che la conservazione della PEC prevede la sottoscrizione, con il proprio provider, di un contratto che, ai fini della validità, richiede le firme di entrambe le parti e il pagamento di un corrispettivo.
Dr. Stefano M. Perego
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Sezione: |
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Autore
: S.M.Perego |
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